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鸿翼助力新希望地产打造统一电子档案管理系统,让档案管理焕发新活力!
发布时间:2024-09-11     点击数:88


档案管理作为企业管理的重要组成部分,直接关系到企业内部管理运行的实质效果。随着信息技术发展与应用,档案管理信息化建设的重要性进一步凸显。在数字化转型的浪潮中,新希望地产携手鸿翼打造统一的电子档案管理系统,为企业数字化战略发展提供了有力支撑。

新希望地产简介 


新希望地产是世界500强企业新希望旗下公司,位居中国房地产企业TOP30,中国房地产开发企业稳健经营TOP10。


新希望地产于1998年成立,二十余年来,新希望地产秉持集团农牧产业基因,恪守“产品为根 客户为本”的经营理念,立足客户需求,专注中高端改善产品,以“产业与客户的双向连接者,美好生活场景的构筑者”的品牌定位,长期坚持「城市聚焦、区域聚焦、产品聚焦、服务聚焦、人才聚焦」“五大聚焦战略”,立足西南大本营,深耕环沪城市群,发展环渤海城市群,布局华中城市群,成功挺近粤港澳大湾区。至今累计深耕「全国15个」新一线、强二线城市。


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项目背景 


随着新希望地产业务的不断发展和人员规模的扩大,伴随而来的企业档案门类、数量也在不断增加。然而原有的档案管理系统老旧,无法跟上房地产行业管理动作,导致系统利用率极低且无法保证归档文件的再次利用,信息化路径迫在眉睫。


传统档案管理方式主要存在以下问题

1)电子档案增涨快,手工作业效率低下易出错,缺乏高效实施工具;

2)文件形成部门文件凌乱、不完整、移交不及时,给档案录入人员带来严重工作负担;

3)电子档案与业务分割,数据相对封闭,归档缺乏监督、鉴定核验缺乏技术支持;

4)实体档案保管成本升高、查找不便、间接导致借阅率低,档案知识化利用不足,数据价值难以体现。

打造统一电子档案管理系统 

实现档案全生命周期管理


为了解决上述问题,新希望地产携手鸿翼,打造一套符合公司多业态、多区域布局发展的电子档案管理系统,加强电子档案业务规范化建设,推动档案管理思维转型,有效支撑新希望地产的业务发展战略。



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六大建设目标


1)标准管理:重塑档案制度及管理范围体系,建立标准化分类管理,指导档案业务线上管理。


2)规范运营:通过线上自动归档、线下扫描仪等档案数据收集,实现档案目录化规划建立,搭建文档档案一体化平台。


3)风险控制:健全项目全周期的档案管理,责任到人。


4)提升效率:完善线上报表体系,支撑业务档案数据决策分析,提升档案管理落地,降低巡检成本。


5)节省成本:报表和虚拟档案库的结合,可以做到远程检验,节省人员出差成本。


6)智慧运营:整合知识与档案元数据,统一搜索,统一利用,档案沉淀于知识,知识复用于业务,提升数据利用价值。



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收齐、管好、用活,赋能档案管理提质增效

按照“收-管-用”三个环节,实现档案快速、智能、合规采集存储,科学、高效管理;通过档案利用门户,实现档案对外开放窗口,服务广大员工进行档案发现、获取和利用。


档案收集管理业务

通过整合OA、签章、外部扫描设备等,优化解决电子档案手工整理档案任务量大,收集、管理难的问题。通过标准接口平台建立收集通道,实现核心信息资源的有效集成。


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档案整编入库管理业务

整编入库操作时,将原有线下手动进行组卷、归卷、拆卷、立卷等操作,改为线上批量挂接,自动根据策略规则上架发布到档案库中,大幅释放档案管理员的工作压力。

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档案利用管理业务

- 实现全文检索,并可在结果中进行二次分类检索,实现档案快速检索;

- 类似于网络购物体验,通过借阅车实现批量发起借阅审批,全面提高利用效率;

- 根据在线查阅、打印、下载等不同场景定制专用水印,提升业务管控力度。

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库房管理业务

通过库房管理设置各单位库房结构信息,并根据该结构查阅、统计档案归档情况,便于快速查找实物并进行实物管理等相关工作,达成线上线下库房文件的一致性。

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归档计划业务

根据档案归档一览表以及法务证据清单中,针对重要的过程性文档设置归档计划,形成一套标准体系(即规范化文件归档清单),通过OA待办责任到人,达到过程性档案的有效管控。

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档案转移业务

档案转移流程审批通过后,系统自动将该转移档案的信息变更,自动生成台账,既解决原有线下手动台账费时费力的操作,又解决错误手工信息录入的风险。

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档案知识化利用

实现知识、文档、档案等业务数据在搜索门户集成,助力知识原子化的运营、运用。

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项目价值 


1)提升业务效率:建立电子档案业务全生命周期管理,系统替代人工,自动采集替代手工录入;线上查阅替代线下借阅,提效节能;


2)有效风险控制:档案管理责任到人,流程化在线借阅,水印实施,做到风险控制;


3)节约经济成本:系统数据盘点及虚拟档案库账实合一,可进行远程检查,省去全年两次往返驻点差旅费,预计节省3万余元;


4)实现智慧运营:多业务系统集成,自动采集、智能搜索等方便快捷,实现企业管理精细化管理、精准化服务。


鸿翼EDRMS档案管理助力企业开启智慧档案新时代

鸿翼EDRMS文档档案一体化管理系统基于鸿翼自有的ECM底层架构设计,将电子文件收集前置到日常业务工作中,实现从电子文件归档到电子档案“收、管、存、用”的全生命周期管理。鸿翼EDRMS符合国家及相关行业标准规范,具有可快速交付、扩展性强、安全可靠等特点,引领企业迈向信息资源开发的卓越之路,开启智慧档案新时代。



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