新闻与活动

鸿翼最新动态,最热活动

立即咨询
实体档案保管与电子档案保存相关概念梳理
发布时间:2023-06-07     点击数:11931

最近笔者在撰写一个电子档案长期保存方面的研究报告时被一众相似名词概念所困扰,而且很多是中英文混杂,包括但不限于:


中文:保存、保护、存放、贮存、存贮、存储、储存、保管、管护、防护……

英文:Conservation、Preservation、Save、Protection、Curation、Storage、Custody、Deposit、Repository、defend……


实在是让人抓狂。


本来笔者想给大家一个完美的交代,逐一对上述概念进行辨析,帮助读者将所有概念捋捋清楚,但尝试半天之后最终放弃了,这些名词过于繁杂近似,感觉已经超出笔者的能力范围。于是就想出了一个偷懒的方法,在这么多的中英文名词中,选出肯定不会错的一组词,以后就铆上了用,把其他词都认为是错别字自动忽略,这样至少可以解决95%以上的问题。


为此,笔者设计了一张图,把笔者认为可以选用的一组名词都写在里面了,读者只需要记住这张图,基本上就不会再有烦恼(想刨根问底自寻烦恼的除外)。

1686116738540.png

※注:为了统一描述的需要,在本文中,所有英文全部采用名词形式,并且首字母大写。


实体

档案

对于实体档案,只涉及三个词:

存放(Storage)

保管(Custody)

保护(Conservation)

电子

档案

对于电子档案,只涉及四个词:

存储(Storage)

存放(Storage)

保存(Preservation)

保护(Conservation)


其中有两个词存放(Storage)、保护(Conservation)是通用的,既适合于实体档案,也适合于电子档案

以上说法当然是有依据的,下面笔者就来说明这些名词的出处和依据。

首先是DA/T 1-2000《档案工作基本术语》,“8 档案的保管与保护”章节对“保管(Custody)”和“保护(Conservation)”有明确定义:

1686116806920.png

但比较遗憾的是,DA/T 1-2000没有将“存放(Storage)”作为一个术语进行定义,但在描述中两次出现了“存放”:


3.2  寄存  deposit

  档案(2.1)所有者在保持其法定所有权的情况下,将档案(2.1)存放在档案馆(2.24)的行为。


8.6  档案装具  archives container

  用于存放档案(2.1)的器具,包括档案柜、档案架、档案盒等。

显然,将实体档案(包括存储电子档案的载体)放入档案装具的行为就是“存放”。那么“存放”的英文为什么是“Storage”呢?还有没有其他更加合适的英文单词来表示?


笔者求助于美国档案工作者协会(Society of American Archivists,SAA)网站,在档案术语字典页面输入“compact shelving”(密集架):

1686116884022.png


出来的结果如下:

1686116907720.png


似乎最符合要求的英文单词就是“Storage”。


接着,我们再来看DA/T 58-2014《电子档案管理基本术语》,“5 电子档案的保存与利用”章节对“保存(Preservation)”和“保护(Conservation)”和“存储(Storage)”有明确定义:


1686116948029.png


前文已经提及,将实体档案(包括存储电子档案的载体)放入档案装具的行为就是“存放(Storage)”,同时DA/T 1-2000和DA/T 58-2014都对“保护(Conservation)”进行了定义,说明“存放(Storage)”、“保护(Conservation)”这两个词是通用的,既适合于实体档案,也适合于电子档案。


说到这里,关于实体档案保管与电子档案保存的相关概念基本梳理完毕,最后还要补充两点:


1、“存放”和“存储”的英文都是“Storage”,对于存在一定用词洁癖的笔者而言,始终感觉不是很舒服。一开始笔者为了以示区别,想用“Deposit”来表示“存放”,结果发现DA/T 1-2000已经存在“Deposit”,用来表示的是“寄存”:

1686117012552.png

于是只好放弃。但是最终也没有找到更加合适的替代词,这个问题只能留给广大读者来解决了。


2、除了被笔者选中的五个中文词和四个英文词之外,其他所有的词真的就可以全部自动忽略了吗?笔者倾向于回复“是的”,如前文所述,“这样至少可以解决95%以上的问题”。这当然不够严谨,肯定会有意外的情况存在,比如英国

2004年就成立的国家级综合数据管理机构DCC(Digital Curation Center,数字管护中心)就出现了“管护(Curation)”一词,笔者也曾发过一篇文章专门予以介绍,详见本公众号文章《DCC数字管护生命周期模型解读》。但笔者觉得如

果不想深究的话把这个机构当作是DPC(Digital Preservation Center,数字保存中心)其实也没有什么大问题。

立即领取免费试用名额,开启内容管理新体验

立即咨询申请试用
在线咨询 400电话 微信咨询 售后服务
400-886-1516

微信二维码

021-64182907