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电子档案管理话题延续,答疑解惑不限时
发布时间:2023-08-09     点击数:7092

Q1磁带库存储必须需要在线备份软件连接吗?单纯买磁带库可以使用吗?

A:据我们所知磁带库设备需要专业备份软件进行管理,单独的磁带库无法按照一定的备份策略完成数据备份工作。


Q2档案管理已经进入了电子档案管理时代,从目前了解和掌握的知识来看,这个已经不仅仅要求档案专业从业人员的理论知识要更新,还涉及到提交档案人员对档案操作的知识更新,但是实践中往往达不到这个要求,那么我们档案管理体系应该进行一个什么变革呢?

A:站在信息技术专家的角度来看这个问题可以采取用信息技术或者信息系统倒逼的方式。比如通过数字档案馆(室)系统建设,并且要求通过相关部门测评,来要求档案从业人员掌握相关技能,从而从整体上提升整个行业的信息化水平,进而推进档案管理体系变革。


Q3能否实现系统自动判断归档范围和保管期限?

A:可以。


Q4归档环节能否实现自动分类?

A:可以。档案分类方案、归档范围和保管期限表(即“三合一”表)是一起的。


Q5“三合一”规范是已经出来了吗?

A:是的,具体可以查阅档函【2022】58号《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》。


Q6归档范围主题词表是嵌入档案系统吗?还是嵌入业务系统,例如OA?

A:这和归档模块的设置有关系,如果归档模块在前端业务系统中,那么归档范围主题词表也在业务系统中;反之,如果归档模块在档案系统中,那么归档范围主题词表就嵌入在档案系统中。有关归档模块的设置方式可以参见本公众号文章《从前端控制的视角看归档模块的归属》。


Q7库房多年以来的光盘想进行备份,有什么备份方法和技术?

A:您说的多年以来的光盘是指早期的DVD光盘吧?根据DA/T 38-2021《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范》中规定,档案级DVD光盘的寿命约为20年,并且需要定期对其进行检测。早期的光盘存在介质损坏的风险,建议将其迁移到容量更大、寿命更长的档案级蓝光光盘中,相关管理要求可参考DA/T 74-2019《电子档案存储用可录类蓝光光盘BDR技术要求和应用规范》。


Q8县级档案馆,如何在低成本下进行电子档案存储资源的配置?

A:如果纯粹从成本的角度来探讨这个问题,建议县级档案馆的政务网应用数据库(接收库、管理库、利用库)向本级政务网管理中心申请存储资源,统一存储在政务云平台上。长期保存库则采用磁盘阵列或者光盘库进行数据存储。


Q9全宗卷管理在档案系统如何实现?

A:全宗卷中的信息是系统自动汇聚的,一般不需要人工干涉。电子档案管理过程中的各种业务操作(比如接收、鉴定、移交等)会自动将相关的元数据信息及其表单等电子文件汇聚到全宗卷中。


Q10全宗卷归集的是数据而不是版式文件吗?

A:应该是目录数据和电子文件都有,如前面一个问题,其中的元数据信息就是条目数据,相关表单就是电子文件。


Q11请问专家:通过接口去别的系统去抓取的数据导入到档案系统中可以作为档案馆中合法的电子档案吗?

A:首先不管是归档还是移交都需要有严格的审核程序,详细要求可参见GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》、GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》和DA/T 93-2022《电子档案移交接收操作规程》。所以如果交接双方没有按照一定的规范要求设计接口并履行程序的情况下,抓取过来的数据不能称之为“档案”。这也不符合《档案法》中提出的“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案基本要求。


Q12归档信息包在四性检测后时是否就解包不存在了?

A:这个问题比较复杂。一般来讲,归档信息包作为原始提交的数据包至少会保留一段时间,但是不是作为原始凭证长期保存(也就是归档信息包和将来形成的保存信息包一起保存)没有统一规定,目前的现状好像是两种做法都有,即既有将归档信息包删除的,也有长期保存的。


Q13数字档案馆系统中防篡改目前采取的技术手段主要有哪些?

A:技术手段很多,包括但不限于数字摘要、数字签名、电子印章、可信时间戳、区块链等等,而且到底是去技术化更好还是添加技术保障措施更好也有争议。


Q14电子签章如何图形化转化?

A:大致包括两种情况:

一种是归档时进行格式转换,比如从流式文件(DOC,WPS)转成版式文件(PDF,OFD),签名信息自动丢失,只剩下印章图片;

另一种是归档时本身就是带电子印章的版式文件(PDF,OFD),如果想要去掉签名信息,只保留印章图片,需要调用相应的API接口


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