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【精】鸿翼&拓斯达 ECM文档云项目案例
发布时间:2022-11-29     点击数:8656

公司简介

拓斯达成立于2007年,公司坚持“让工业制造更美好”的企业使命,通过以工业机器人,注塑机,CNC为核心的智能装备,以及控制、伺服、视觉三大核心技术,打造以核心技术驱动的智能硬件平台,为制造企业提供智能工厂整体解决方案。截至2021年12月,公司已在全国设有40余家办事处,触达客户超20万家,服务客户超1500家,并入选 "2021中国智能制造50”,“2021广东企业500强”等榜单。

广东机器人第一股 股票代码 300607  

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运营管理是根本

作为一家充满创新精神的年轻企业,自2017年上市以来,拓斯达营收从7.64亿(2017年)快速增长到32.93亿(2021年),客户数量也越来越多,随即在运营管理方面出现了客户满意度下降、组织效率降低、运营成本上升等问题。

不管是业务板块还是职能板块,运营管理都急需要流程去支撑和拉通。于是,拓斯达从2019年起开始了大规模的流程管理体系建设工作,主要分为三个大的框架:第一个是运营流程,实现了集成产品开发(IPD)、从线索到回款(LTC)、问题到解决(ITR)的一体化管理;第二个是使能流程,主要是战略规划与执行、交付项目管理和集成供应链管理(ISC)等;第三个是支持流程,包含财务管理、人力资源管理、管理流程与IT、管理质量与体系认证、业务支持管理等。

流程建设就是将做事的最佳路径及异常问题的解决方案沉淀。”拓斯达CIO钟名亮讲到:
在产品研发中,产品系列众多,定位不清晰,是以功能差异取胜还是以成本优势取胜?如何在立项时做好市场调研和客户需求分析?如何确保各个团队对新产品成功的标准有一致的认知?如何确保产品转量产后的可制造性、可供应性、可服务性?
在线索到回款中,商机进度的把控十分重要,否则前期销售费用会十分大,合同签署过程中如何把控合同质量、风险条款?
在问题到解决中,服务标准是什么?回访机制是什么?如何避免销售部、服务部因为一个小小问题相互撕扯?
在集成供应链中,供应商的准入标准是什么?风险备货是否受控?应付流程是否顺畅?
诸如此类,截止目前,拓斯达已经完成了SAP、PLM、SRM、CRM和BI等10多个系统上线,实现了更敏捷的响应客户需求、扩大例行管理、减少例外管理、提高效率和堵塞漏洞等多个目标,有效承载了公司各方面的运营管控要求。

拓斯达数字化转型框架  

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从流程到DMS(文档管理)

在解决了流程和应用层面的大部分问题之后,拓斯达发现,在各个系统当中广泛流转和办公经常使用的各种附件、文档、图片、音视频等非结构化数据却一直没有进行很好的管理,主要问题如下:
权限管控难:共享盘方式管理,权限集中在IT运维手工管理,离职人员权限无法及时清理。
无恢复机制:误操作,共享服务器上的文件被篡改、移动、删除后,由于没有回收站机制,造成文件无法挽回。
协同效率低:数据离散存储,文件查找困难;研发、办公、上下游等场景数据流转,协同困难;无版本管理。
无审计追踪:系统中没有日志记录,出现误操作后无法定位人员及时间,造成无法追踪,基本上属于无管理的状态。
文件分布乱:文件散乱分布在个人电脑,归档不及时,离职等造成项目文件缺失。
DMS(文档管理)同MDM(主数据管理平台)一样,应该成为企业数字化转型的重要的基础设施”拓斯达CIO钟名亮越来越意识到其重要性。
在与鸿翼合作之前,拓斯达使用的是局域网共享盘,但是随着拓斯达的扩大,基地的增加,用邮件、云盘分享文档的安全性、存量大小、权限管控等经常出现异常,于是决定搭建专属的DMS文档管理系统
拓斯达有着严密的IT准入标准,综合考虑供应商的团队规模、项目经理配置、品牌地位、同行案例、集成能力和所选产品是否为供应商的核心产品6大评分指标之后,最终选择了与鸿翼携手,一起打造“非结构化数据管理平台”。

第一期系统上线成果  

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通过一起搭建的平台,拓斯达梳理了企业数据结构,实现了非结构化数据统一管理、元数据结构化管理;实现了文件有目的性的存放和规范化管理,构建了统一的成果知识分类框架;各部门知识和信息资产得到有效管理和利用,规范了知识共享,实现文件协同,确保了企业信息安全。

就功能层面来说,平台已经实现了全文搜索、在线共享、文控流程、日志审批、评论批注、元数据管理等;与企业门户平台、HR系统、钉钉做了一定的集成并进行了SAP认证。未来,将实现DMS与Portal各业务板块附件的集中管理与访问,单点集成钉钉访问,SAP各模块附件通过DMS集中管理访问,EHR组织架构与人员同步的集成等等。

系统集成规划  

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拓斯达正在积极拥抱“智能化+数据化”,为“助力一百万制造企业实现智能制造,助力一百万工程师服务于智能制造”的 “双百”愿而努力。“数字化转型,我们一直在突破的路上”,拓斯达CIO钟名亮总是微笑着说。

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