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【精】鸿翼&筑博设计 KM知识管理项目案例
发布时间:2022-12-27     点击数:16218

编者按:这是一个真正与业务相融合的知识管理系统,筑博设计陈主任的分享专业且精细,从容而豁达,不仅有行业的经验,还有做事的方法,更有做人的情怀,让我们看到了“知识就是力量,知识使人快乐”的精神魅力之所在,以飨诸君。


“我不是一个 it 专业背景的人,我是来自于建筑设计业务线的。那么,我将从业务端和用户使用端的角度,去跟大家分享一下筑博设计整个知识平台搭建的一个过程和成果。” 筑博设计知识管理中心主任陈靖敏这一“另类”而又“别致”的开场白很快就吸引了大家的注意力。
筑博简介
筑博设计成立于1996年,2019年在深圳交易所正式挂牌上市(股票代码:300564),是具有建筑设计甲级资质、城市规划甲级资质、市政(道路、桥梁、给水工程)乙级资质和风景园林乙级资质的综合设计机构。

拥有超过1700名专业技术及管理人才,其中高级工程师、博士、硕士共400余人。在15个主要城市设有办公基地,项目覆盖全国30多个省级行政区划160余个城市,涵盖多种业务类型,年完成建筑设计面积逾2000万平方米。

民营建筑设计企业第一梯队  股票代码 300564  

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管理痛点
建筑设计行业是典型的知识密集型产业,企业的业务活动伴随了大量知识的生产、传播和应用,而传统的企业知识管理手段十分粗放,不利于构建以“人才”为中心的学习型和创新型组织。对于筑博设计而言,面临如下挑战:
» 知识的传承和转化严重依赖于第一载体“个人”,而不是取决于第二载体“组织”知识的共享、协作、内化和创造,缺乏科学的管理体系和方法支撑公司整体运营和发展战略。
» 整个主流业务覆盖全国30省160市,涉及到多个不同的业务归属地和业务单元,知识内容碎片化、数量大、来源多,缺乏统一管理,累积了大量的知识壁垒。
» 信息技术的快速发展,大大拓展了企业知识管理的边界,提升了知识传播的速度和便捷性,但同时也带来了知识爆炸“迷茫症”和知识资产“流失”等问题风险。
» 城市设计、居住、产业园、综合体、酒店医疗等不同业务领域的知识内容和数据特点区别较大,需要一个统一的平台和框架进行标准化和个性化的融合管理。
» 大量的知识内容以CAD设计文件、图形图像等非结构化数据为主,比较难去做一个结构化的处理,无法精准识别、搜索和利用。
“随着数字经济的发展,信息化技术为我们提供了一种企业知识管理、传承和创新的新手段与新契机。我们从19年开始在内部去搭建这个知识管理平台,那么,我也是从业务线转到了这个板块。”陈主任讲到,他希望通过科技赋能让知识转化为企业的一种新质生产力,提高公司的核心竞争力和经济效益。
内部成立“知识管理中心”的通知  


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目标制定
长期以来,筑博设计集聚了大量的专家资源,有一个专门的“筑博技术委员会”,这个是以项目特点去做一个划分的,就像有城市设计、居住产业园、综合体、酒店医疗等,每一个下面又包含了项目研究、技术资料、论文论著、成果案例等等。
我们充分意识到,只有将我们的知识管理系统和核心流程与专家资源进行有机结合,充分利用和挖掘出专家拥有的隐性知识,才能建立一个真正专业有效、安全可靠、服务到位的知识管理体系和共享平台。于是,公司在2020年专门成立了一个“知识管理中心”,明确了4个主要目标:

分享:一个公司内部项目信息、知识即时分享的线上平台

效率:多个以快速应用,快速反馈为目标的设计工具库

积累:一套促进知识沉淀,增强竞争力的知识管理机制

成长:一套支持员工与企业共同成长的知识体系
知识管理是需要全员参与的事情,要能够凝聚高层领导、部门负责人和基层员工的共识,“知识管理中心”要做的工作就是组织、鼓动和推广,形成良性互动和正循环,让知识持续不断的产生价值,陈主任说道。
搭建过程
那么,我们其实总共是有7个步骤,我简化了一下来说我们整个知识平台搭建的一个过程:
第一步:组建团队,明确我们的工作思路。这个是在整个开发过程中非常重要的事情,因为知识管理一定是从上至下的,上端有足够的支持力,才能够推动我们下一步各个项目工作的稳步向前。所以,我们在前期搭建了相关的集团内部的顾问委员会,由我们的集团高级副总裁来担纲挂帅,选了四家主要的分公司来参与我们第一期平台的搭建,包括我们的城市公司总监。
第二步:确定了我们的核心的工作内容,因为涉及到我们专业内的一些内容特别的发散,所有问题不可能在第一阶段100%解决,我们先解决百分之七八十。所以,我们首先是选了我们的主流业务居住建筑和医疗,第二是我们选取了培训模板、项目分享以及专题总结等五个模块,先来做第一期知识平台的搭建。同时,我们也有个实体的库也是在做的,后续我们就会持续地去补充维护,然后根据业务反馈的一个情况再去做迭代。
第三步:确定平台的基本框架,我们前期是从业务的角度去仔细梳理了我们知识管理的几个应用的场景:
场景1:培训,就是新人怎么样快速去上手,提高新人的设计效率、设计水平,如制图标准、建模技巧、表达技巧等;
场景2:出具一些能够快速出图的模板文件、参考绘图的优秀例图,如投标模板、立面深化模板、施工图例图等;
场景3:一些能够快速套用的文件,部品模块(CAD)、材料库、楼户型库等,一些有用的、比较好的、有品质的设计文件,我们希望它能够沉淀下来;
场景4:快速检索公司内外有的优秀案例,我们内部已经建成了一些优秀的项目案例,那么我们也希望有一个公司内部的平台能够跨城市、跨分公司去分享这部分的内容;
场景5:我们的一些专题,对某些问题深入研究的资料,如强排、极小户型、归家流线等,内部有一些在过程中产生的极好的经验,我们怎么样在这个上面去做沉淀和积累?
我们前期梳理的典型的就是这么五个场景,再往下就是经过我们多次和领导及不同业务部门一起推敲,最终形成了我们平台一期的7个大的框架,包括工作指引、设计模板、设计素材、技术标准、项目案例、专题研究和项目地图。
第四步:做内部的业务线的调研
调研1:调研了4家分公司,中间有多级多次的座谈会,从高到低有顾问级、部门经理、项目经理、设计助理等,涉及到整个业务条线工作的每一级的同事;
调研2:有做定向的深访,比如说我们会对一些总店或者是一些业务比较专长的这种人员,去做一些定向的访谈;
调研3:我们也有问卷的形式,去询问一些比较可以定性的问题,希望大家能够去给我们一些专业性的这种建议;
调研4:我们也考察了公司,重点考察了深圳、上海和成都的标杆设计企业,去做了一些访谈和了解,交流他们如何搭建这个体系。
最后,我们收拢归纳形成了13类意见,涉及到平台的框架、内容和形式等方方面面,形成了我们平台搭建比较重要的一个依据,包含检索、速度、安全、参与机制、归档的形式、新人培训、地方性经验共享、文本参考等,这些都是我们通过调研得到的一些比较专业性的内容。
第五步:确定合适供应商。其实,我们也是多方比较之后选择了鸿翼作为我们的这个知识平台的供应商。首先,确实需要找到有相关类似的业务应用案例的公司会比较好,鸿翼做过天华知识管理体系的搭建,跟我们的业务是比较类似的;其次,我也解了一下对于知识管理有四大类的服务形式,我们最终选择了具有独立企业内容管理产品的鸿翼作为我们的整体的供应商。

选择具有“独立企业内容管理产品”的鸿翼  

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第六步:资料收集与内部需求梳理。在沟通过程中,鸿翼也给了我们一些很好的意见和建议,因为它不只是一个平台,更是涉及到管理。比如说我们用户端的需求梳理出来,可能就是户型项目的户型文本模型和范图,平台搭建后所有信息的录入其实需要落实到所有数据的来源是谁,谁来提供这些资料,这个也是跟我们后期整个知识平台运维非常相关的事情。因为你要把这个知识内容做到持续,它应该是有稳定的一个来源,稳定的一个上传的路径和稳定上传的一个方式,包括它的分类的系统标签的信息、展示的要求、推荐的逻辑等等,这些点都是跟整个鸿翼项目团队逐项去讨论确认的。
第七步:平台建设。我们是从2020年的9月开始去做这个知识平台的开发设计,三个月之后完成了所有模块,到2021年的3月,在内部正式上线。

知识管理平台页面展示 

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成果展示
下面就从我们自己平台建设和业务逻辑的角度跟大家分享一下我们最终的这个结果,包括有7个模块:

知识管理平台架构 

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模块1:工作指引

它是一个集团内部跨部门的资讯发布平台,为新员工提供一个快速了解公司情况,掌握基础工作原则的通道。

模块2:设计模板

该板块以快速高效出图为目标,以设计流程为线索,通过提供各阶段不同深度参考性文件,帮助设计人员提高工作效率、保证基本成果质量。

设计模板流程节点 

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模块3:设计素材

它是一个重点服务方案阶段的素材库,以成果为导向,包含总图、户型、SU模型、文本等常用素材的优秀案例库,可通过不同标签进行针对性的搜索,进一步提高工作效率。

模块4:技术标准

这是一个重点服务中后期为主的设计资料库,为不同专业提供范图模板、参考资料、规范查询等。

模块5:项目地图

它作为一个集团项目的概览窗口,通过效果图预览对全集团项目进行初步阅览筛选,帮助了解各业务单元的项目信息,是一个广度的分享。

模块6:项目案例

它是一个针对优秀项目的展示版块,提供项目的总图、技术图纸模型等项目信息进行阅览,是一个“精度”的分享。

项目管理案例库页面展示 

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模块7:专题研究

该版块主要针对一些企业培训、项目及专业专题、企业年度总结等进行及时分享,帮助设计师进行深度学习。

运维推广
接下来,简单说一下我们现在上线之后的一个运维的情况,主要包括三个方面:内容的录入、推广和平台的持续优化。
录入:上线之后,2021的主要工作是收集完善平台各模块的功能和内容。平台它不是一个一蹴而就的事情,它是一个持续去维护的事情,我们整个2021年都在做各项板块内容的录入,从最开始的4家分公司扩展到了现在的16家分公司,按照计划的方式,按照任务的方式,每年每季度去下发一定的上传的任务。目前,在平台上的文件其实已经应该有上十万多,这个是以我们项目为单元的一个数量。
推广:通过外部交流可以了解行业内部知识管理动向,学习优秀的知识管理经验;内部推广则是提升使用率,促进员工参与知识管理,形成知识管理正向循环的重要手段。
平台的搭建,非常需要去借鉴相关类似业务的企业的一些经验,比如说我们在搭建平台的前期以及搭建完成之后,都有与天华、水石、CCD郑忠设计、广东省建筑设计研究院、华汇等多家设计机构,保持一种持续的、友好的交流学习关系。从我们行业来说,其实是有很强的竞争关系,但对于知识的分享,我觉得确实也应该是跨越这种公司的差别的,因为它是一件更加有意义的事情。
内部推广着重以巡讲的方式,在公司的16家业务单元都去做了相应的宣讲,去推广我们平台的应用。目前知识平台已逐步形成了用户认知和粘性,常用用户的数量和登录频次也随着平台内容的丰富稳步增长。
优化:平台上线之后,其实我们也是有收到一些反馈的信息,会有一些功能不满足大家使用的情况。其实,这个平台的搭建是一个持续的过程,我们会做很多的一些功能的优化和一些页面功能的新增,逐步满足大家的需求。
“技术的发展始终是要为人服务的,数字化技术能提升我们的幸福感、获得感和安全感,让生活和工作更加美好。”一个非IT专业出身的信息化负责人用她的精彩实践为我们揭示了企业数字化转型的真谛。

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